أكثر 5 تحديات شيوعًا في عملية استقبال العملاء الجدد وكيفية التغلب عليها

قبل إجراء إصلاح شامل لنظام استيعاب العملاء الجدد أو تطبيق أداة تقنية جديدة لتسهيل هذه العملية بشكل أفضل، يتعين على الشركات تقييم أكبر التحديات التي تواجهها فيما يتعلق بالعملاء الجدد. ومع التحول المتزايد لعملية استيعاب العملاء الجدد نحو العمليات الرقمية، فإن دمج العملاء الجدد وتجهيزهم للعمل يتطلب أدوات وتقنيات حديثة. 

تصميم نظام ناجح ليس بالأمر السهل، خاصةً عندما يكون له تأثير كبير على رضا العملاء واستبقاء المستخدمين، كما هو الحال مع عملية تهيئة المستخدمين الجدد. ومع ذلك، فإن معرفة كيفية التغلب على التحديات التي تواجه عملية تهيئة المستخدمين الجدد ستضمن لك بشكل أفضل توفير عملية مثالية للمستخدمين.

تحديد التحديات التي تواجه عملية استقبال العملاء الجدد

إن معالجة المشكلات تتطلب أولاً تشخيصها. لذا، عند تقييم التحديات التي تواجه عملية إدماج العملاء، يجب أن تركز التقييمات والحلول على التحديات الخمسة الرئيسية التالية التي تواجهها الشركات اليوم:

1. العمليات المطولة: تتميز عملية تسجيل العملاء الناجحة بالسرعة والبساطة. أما عملية تسجيل المستخدمين المطولة، فهي عامل مثبط للعملاء الجدد، مما يؤدي إلى ارتفاع معدلات التخلي عن التسجيل ومعدلات فقدان العملاء.
2. الافتقار إلى التخصيص: يمكن أن يؤثر الافتقار إلى التخصيص سلبًا على تجربة انضمام العملاء، مما يجعل المستخدم يشعر بأنه مجرد رقم آخر، أو أن منصة أو خدمة أخرى قد تكون أكثر ملاءمة لاحتياجاته.
3. مسائل الامتثال: إن ضمان امتثال جميع عمليات تهيئة الموظفين الجدد للوائح التنظيمية المعقدة والمتغيرة ليس بالأمر السهل، لا سيما في بعض القطاعات.
4. التواصل غير الفعال: من المرجح أن يتخلى العملاء الذين يشعرون بالارتباك أو الإحباط عن عملية التسجيل تمامًا.
5. المشكلات التقنية: لا أحد يحب التعامل مع الأخطاء والتأخيرات، لكن قليلًا ما توجد أمور يمكن أن تعرقل عملية التهيئة بشكل كبير مثل المشكلات التقنية.

حلول للتغلب على التحديات التي تواجه عملية تأهيل الموظفين الجدد

يصبح التغلب على هذه التحديات الرئيسية المتعلقة بتسجيل العملاء أمراً أسهل عندما تتعامل الشركات معها بشكل استراتيجي وتستفيد من التقنيات لتبسيط العمليات. 

انظر الحلول التالية:

1. تبسيط العمليات: عادةً ما تظهر العقبات الأولى في عملية تسجيل المستخدمين الجديدة أثناء مرحلة التحقق من هوية العملاء، والتي غالبًا ما تكون طويلة وتستغرق وقتًا طويلاً وتتم يدويًّا وتكون معقدة بلا داعٍ. تعمل البرامج الآلية، مثل BlinkID من Microblink، على تبسيط هذه العملية من خلال مسح المستندات وتحميلها في خطوة واحدة.
2. تجربة انضمام مخصصة: أظهر استطلاع أن 86% من المستهلكين مستعدون لدفع المزيد مقابل الحصول على تجارب عملاء أفضل. ويمكن للشركات تحقيق هذه النتيجة بشكل أفضل منذ البداية من خلال التخصيص القائم على جمع وتحليل سلوك العملاء وبياناتهم وملاحظاتهم. على سبيل المثال، يسهل تطبيق BlinkReceipt ذلك من خلال التحليل الآلي لبيانات الشراء.
3. تعزيز جهود الامتثال: يفرض الامتثال للوائح التنظيمية تحديات كبيرة على العديد من القطاعات مع كل تغيير بسيط في القواعد. إن دمج تقنيات مثل تقنية التحقق من وثائق الهوية من Microblink، والتعاون مع الشريك المناسب، يساعد الشركات على الامتثال لمتطلبات «اعرف عميلك» (KYC) ومكافحة غسل الأموال (AML) والتحقق من السن.
4. الاستفادة من التكنولوجيا لتوجيه المستخدمين بشكل أكثر فعالية: لا يزال الافتقار إلى التغذية الراجعة في الوقت الفعلي يمثل مشكلة رئيسية في عملية التسجيل الرقمي. فالحصول الفوري على إرشادات إضافية بشأن خطوات مثل المسح الضوئي الصحيح للمستندات يساعد في تقليل إحباط العملاء الناجم عن الارتباك والأخطاء.
5. الحد من الأخطاء اليدوية وتحسين حزم التقنيات: تساعد الأتمتة في القضاء على الأخطاء البشرية الشائعة في عملية الإدخال اليدوي للبيانات. كما تساهم حزم التقنيات الموثوقة والمتكاملة بشكل سليم في تقليل الأخطاء البرمجية والمشكلات التقنية الأخرى. على سبيل المثال، تساعد حزمة تطوير التطبيقات (SDK) المدعومة بالذكاء الاصطناعي من Microblink في تقليل الإدخال اليدوي للبيانات أثناء المسح الضوئي، مما يخفف العبء عن فرق دعم العملاء المثقلة بالأعباء.

الاستفادة من التكنولوجيا لتسهيل عملية تهيئة الموظفين الجدد

تقوم Microblink بمسح وتحقق من 95 وثيقة في الثانية، أو ثلاثة مليارات بطاقة هوية سنويًّا. وبفضل ما يزيد عن 124 مليون مستخدم حول العالم، تضمن Microblink أيضًا موثوقية ثابتة (وقت تشغيل بنسبة 99.9٪) لعدد لا يحصى من الشركات. مهما كانت مهارة الموظف البشري أو سرعته، فإنه ببساطة لا يمكن مقارنته بهذه التقنية.

إن تطبيق الأتمتة والتقنيات في خطوات التسجيل، مثل مسح المستندات ضوئيًا والتحقق منها، سيؤدي دائمًا إلى عملية إجمالية أسرع وأكثر سلاسة. كما أنه يقلل من عدد الخطوات التي يتعين على المستخدمين إكمالها، ويخفف من الجهد الذي يبذله الموظفون في العمليات الخلفية.

على سبيل المثال، يستخدم الحل الشامل لاسترداد ضريبة القيمة المضافة الذي تقدمه شركة «Pie Systems» تقنية «Microblink» لمعالجة المستندات واستخراج البيانات ذات الصلة بالعملاء. ومن خلال إحداث ثورة في نظام كان يُعدُّ مصدر إزعاج، تستطيع «Pie Systems» جمع المستندات والتحقق منها بسرعة، وهو ما كان سيتطلب من المستخدمين، لولا ذلك، الوقوف في طوابير طويلة في انتظار قيام شخص ما بمراجعة المستندات الورقية وتصنيفها.

وبعد دمج Microblink، شهدت شركة Pie Systems زيادة في معدل نموها بمقدار ثمانية أضعاف.

تحسين تجربة المستخدم من خلال عملية التهيئة

قد تؤدي عملية الإعداد الأولي غير الفعالة إلى الإضرار بسير العمل بشكل عام وإعاقة تبني المستخدمين للتطبيق. 

يجب أن تكون تجربة التهيئة الجذابة وسهلة الاستخدام من أجل تعزيز رضا العملاء وتشجيع المزيد من الاهتمام أو الولاء. ويمكن تحقيق ذلك من خلال التفاعلات المخصصة، والتواصل الواضح، ودورات التغذية الراجعة من أجل التحسين المستمر.

البقاء في الطليعة في مجالي الامتثال والأمن

ينبغي أن تُعد خصوصية بيانات العملاء من بين أهم أولويات كل شركة حديثة.

بعد صدور اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA) والتشريعات المماثلة التي أنشأت أطرًا قانونية تفرض متطلبات صارمة على كيفية التعامل مع المعلومات الشخصية، يتعين على الشركات أن تتحلى بحذر أكبر من أي وقت مضى فيما يتعلق بجمع البيانات واستخدامها. كما توجد لوائح خاصة بكل قطاع ومنطقة يجب الالتزام بها.

وبصرف النظر عن اللوائح الإلزامية، فإن المستخدمين الذين يعتقدون أن شركة ما تتعامل بشكل غير مسؤول مع بياناتهم الشخصية سيتجنبون منتجاتها وخدماتها بناءً على سمعتها وحدها.

يلعب التحقق البيومتري والتسجيل الآمن للبيانات دورًا حاسمًا في تلبية متطلبات الامتثال. ومع ذلك، يتعين على أي مؤسسة تجارية تجمع هذا النوع من المعلومات أن تطبق إجراءات أمنية صارمة لحمايتها، وأن توفر التدريب الكافي للموظفين الذين يتعاملون معها.

تأمين عملية استقبال الموظفين الجدد لمواكبة متطلبات المستقبل

يتعين على الشركات فهم توقعات المستخدمين ومواكبة التطورات التكنولوجية لتتمكن من توقع الاتجاهات المستقبلية في عملية استقبال العملاء بشكل أفضل. وربما لا توجد مؤسسة واحدة لا تستفيد من وجود فريق متخصص في نجاح العملاء ودعمهم — أو عدة فرق تتولى شؤون شرائح محددة من العملاء. 

ومع ذلك، يتعين على الشركات الاستفادة من التكنولوجيا لتبسيط عملية تهيئة الموظفين الجدد وتحسينها. وهنا تكمن أهمية الحلول مثل Microblink التي تُحدث فرقاً كبيراً.

تعمل Microblink على أتمتة عملية التسجيل، مما يوفر تجربة مستخدم سلسة ويُمكّن الشركات من الارتقاء بعملياتها إلى مستوى أعلى. إذا كنت مستعدًا لذلك، جرّب النسخة التجريبية لدينا.