تساعد خدمات «Poli Check In» و«Microblink» مقدمي خدمات الضيافة الإسبان على توفير الوقت والالتزام باللوائح

العميل 

Poli Check In هي شركة برمجيات إسبانية مرنة تركز على إحداث تحول في الطريقة التي يدير بها مشغلو قطاع الضيافة الصغار والمستقلون عمليات تسجيل وصول النزلاء. ويتمثل منتجها الرئيسي في تطبيق يركز على الأجهزة المحمولة في المقام الأول، وتستخدمه الفنادق ومنازل المبيت والإفطار (B&B) ومواقع Airbnb ومواقع التخييم لتبسيط عملية التحقق من هوية النزلاء وتسجيلهم. صُمم Poli Check In مع مراعاة البساطة وسهولة الاستخدام، وهو يخدم الشريحة الأكبر من سوق الضيافة — وهي المؤسسات التي غالبًا ما تفتقر إلى موظفي استقبال بدوام كامل أو أنظمة تكنولوجيا معلومات مخصصة، لكنها تواجه نفس متطلبات الامتثال التي تواجهها سلاسل الفنادق الكبيرة. هدفهم بسيط: التخلص من المتاعب والأعمال الورقية المرتبطة بعملية مطلوبة قانونيًا لكنها عفا عليها الزمن.

التحدي

في عام 2021، سنت إسبانيا قانونًا جديدًا، وهو الأمر رقم INT/321/2021، الذي يُلزم جميع مقدمي خدمات الإقامة بجمع بيانات هوية النزلاء رقميًّا وإبلاغها إلى سلطات إنفاذ القانون الوطنية والمحلية. ويشمل ذلك مسح وثائق الهوية ضوئيًّا، وتسجيل البيانات الشخصية، وجمع التوقيعات، وتقديم تلك المعلومات بالصيغة التي تحددها الحكومة.

في حين أن الفنادق الكبيرة تمتلك أنظمة وموظفين لإدارة هذا الأمر، فإن مقدمي الخدمات الأصغر حجمًا اعتادوا تاريخيًا على التعامل مع هذه العملية يدويًّا. وكان ذلك يعني في كثير من الأحيان مطالبة كل نزيل بكتابة بياناته بخط اليد، والتوقيع على نموذج ورقي، ثم مطالبة المضيف بإدخال كل تلك المعلومات في نظام شرطي إلكتروني، أحيانًا بعد مرور ساعات. وكانت النتيجة إهدارًا للوقت، ووقوع أخطاء في النسخ، وخطرًا مستمرًا بعدم الامتثال للوائح الوطنية. وبالنسبة للمشغلين المستقلين الذين قد يستضيفون عددًا قليلاً من النزلاء أسبوعيًا، كان العبء الذي يتحملونه كبيرًا بشكل غير متناسب. وما كانوا بحاجة إليه هو طريقة حديثة ومتوافقة مع الأجهزة المحمولة لإدارة هذه العملية دون الحاجة إلى توظيف مستشارين في تكنولوجيا المعلومات أو الاستثمار في أدوات باهظة الثمن.

الحل

قامت شركة «بولي تشيك إن» بدمج حزمة تطوير البرمجيات (SDK) الخاصة بـ «مايكروبلينك» لمسح واستخراج بيانات بطاقات الهوية في تطبيقها للهواتف المحمولة، بهدف أتمتة الأجزاء الأكثر استهلاكًا للوقت في عملية التسجيل. يمكن للضيوف الآن مسح وثائق الهوية الصادرة عن الجهات الحكومية ضوئيًا في ثوانٍ معدودة باستخدام كاميرا الهاتف المحمول. ويتم استخراج البيانات وتنسيقها تلقائيًا، مما يقلل بشكل كبير من احتمالية حدوث أخطاء بشرية. وبمجرد الانتهاء من المسح الضوئي، يمكن للضيوف إتمام عملية تسجيل الوصول بالتوقيع الرقمي، سواء قبل الوصول أو في مكان الإقامة نفسه.

بالنسبة لمشغلي قطاع الضيافة، يُعد هذا الأمر نقطة تحول جذرية. فهو يلغي الحاجة إلى الأعمال الورقية، ويتجنب الإدخال اليدوي للبيانات، ويضمن جمع جميع المعلومات المطلوبة بدقة وإرسالها إلى السلطات بتنسيق متوافق مع اللوائح. ونظرًا لأن تطبيق Poli Check In يعمل بالكامل عبر الهاتف المحمول، فإنه يعمل بنفس الكفاءة في فندق بوتيك بوسط المدينة كما يعمل في مبيت وإفطار جبلي نائي لا يوجد به مكتب استقبال.

تشمل مزايا تقنية Microblink ما يلي: 

• سهولة التنفيذ – لا يتطلب الأمر سوى بضعة أسطر من التعليمات البرمجية للبدء
  
• التصميم الذي يضع الأجهزة المحمولة في المقام الأول – خيار مثالي لحلولهم
  القائمة على الهواتف الذكية
• مرونة واجهة المستخدم – ساهمت في توفير تجربة سلسة لكل من الضيوف والمضيفين
  
• حزمة SDK سهلة الاستخدام للمطورين – تكامل سريع، ودعم ممتاز، وجهد ضئيل

النتائج

منذ اعتماد تقنية Microblink، شهدت Poli Check In تحسينات ملموسة في كل من تجربة العملاء والكفاءة التشغيلية. فعمليات تسجيل الوصول التي كانت تستغرق في السابق عدة دقائق لملء النماذج يدويًّا يمكن الآن إتمامها في ثوانٍ معدودة. ولم يعد على مقدمي خدمات الضيافة القلق بشأن أخطاء الإدخال أو التأخير في إرسال البيانات إلى الشرطة، كما يقدّر الضيوف السرعة والراحة التي توفرها التجربة الرقمية في المقام الأول.

وقد ساهم هذا التحسن في تدفق العملاء في تعزيز النمو العضوي لتطبيق «Poli Check In». فبدون أي حملات تسويقية كبيرة، اكتسب التطبيق شعبية بين أصحاب الفنادق في المناطق الريفية ومضيفي أماكن الإقامة السياحية في جميع أنحاء إسبانيا. ولا يزال العديد من هذه الشركات يعتمد على نماذج البريد الإلكتروني أو عمليات تسجيل الوصول اليدوية البحتة، ويقدم لها تطبيق «Poli Check In» جسراً ضرورياً للغاية نحو الرقمنة — بتكاليف تشغيلية ضئيلة للغاية. لمعرفة المزيد عن كيفية مساعدة Microblink في تبسيط عملية التسجيل وزيادة رضا العملاء في قطاع السفر والضيافة، تواصل معنا اليوم.