Poli Check In y Microblink ayudan a los proveedores del sector hotelero español a ahorrar tiempo y cumplir con la normativa

Cliente 

Poli Check In es un ágil proveedor español de software centrado en transformar la forma en que los pequeños operadores hoteleros independientes gestionan los registros de entrada de los huéspedes. Su producto estrella es una aplicación diseñada principalmente para dispositivos móviles que utilizan hoteles, casas de huéspedes, alojamientos de Airbnb y campings para agilizar la verificación de la identidad y el registro de los huéspedes. Diseñada pensando en la simplicidad y la accesibilidad, Poli Check In da servicio al segmento menos conocido del mercado hotelero: aquellas empresas que a menudo carecen de personal de recepción a tiempo completo o de sistemas informáticos a medida, pero que se enfrentan a las mismas exigencias normativas que las grandes cadenas hoteleras. Su objetivo es sencillo: eliminar las complicaciones y el papeleo de un proceso exigido por la ley, pero que ha quedado obsoleto.

Reto

En 2021, España promulgó una nueva ley, la Orden INT/321/2021, que obliga a todos los proveedores de alojamiento a recopilar digitalmente los datos de identidad de los huéspedes y a comunicarlos a las fuerzas de seguridad nacionales y locales. Esto incluye escanear los documentos de identidad, registrar los datos personales, recabar las firmas y enviar dicha información en el formato exigido por el Gobierno.

Mientras que los hoteles más grandes cuentan con sistemas y personal para gestionar esto, los pequeños alojamientos han gestionado históricamente el proceso de forma manual. Esto solía suponer pedir a cada huésped que escribiera sus datos a mano, que firmara un formulario en papel y, a continuación, que el anfitrión introdujera toda esa información en un sistema policial en línea, a veces horas más tarde. El resultado era una pérdida de tiempo, errores de transcripción y un riesgo constante de incumplir la normativa nacional. Para los operadores independientes, que a veces solo alojan a unos pocos huéspedes a la semana, la carga era desproporcionadamente elevada. Lo que necesitaban era una forma moderna y adaptada a dispositivos móviles de gestionar este proceso sin tener que contratar a consultores informáticos ni invertir en herramientas costosas.

Solución

Poli Check In ha integrado el SDK de Microblink para el escaneo y la extracción de datos de documentos de identidad en su aplicación móvil con el fin de automatizar las partes del proceso de registro que más tiempo requieren. Ahora, los huéspedes pueden escanear sus documentos de identidad oficiales en cuestión de segundos utilizando la cámara de su teléfono móvil. Los datos se extraen y se formatean automáticamente, lo que reduce considerablemente la posibilidad de error humano. Una vez escaneados, los huéspedes pueden completar el proceso de registro mediante una firma digital, ya sea antes de su llegada o en el propio establecimiento.

Para los operadores del sector hotelero, esto supone un cambio revolucionario. Elimina la necesidad de papeleo, evita la introducción manual de datos y garantiza que toda la información necesaria se recopile con precisión y se envíe a las autoridades en un formato que cumpla con la normativa. Y como Poli Check In funciona íntegramente a través del móvil, resulta igual de eficaz en un hotel boutique del centro de la ciudad que en un bed and breakfast de montaña alejado que no disponga de recepción.

Entre las ventajas de la tecnología Microblink se incluyen: 

• Facilidad de implementación: solo se necesitan unas pocas líneas de código para empezar
  
• Diseño «mobile-first»: la opción ideal para su solución
  basada en smartphones
• Flexibilidad de la interfaz de usuario: contribuyó a ofrecer una experiencia fluida tanto para los huéspedes como para los anfitriones
  
• SDK fácil de usar para desarrolladores: integración rápida, excelente asistencia técnica y esfuerzo mínimo

Resultados

Desde que adoptó la tecnología Microblink, Poli Check In ha experimentado mejoras tangibles tanto en la experiencia del cliente como en la eficiencia operativa. Los registros de entrada, que antes requerían varios minutos para rellenar formularios manualmente, ahora se pueden completar en segundos. Los proveedores del sector hotelero ya no tienen que preocuparse por los errores de introducción de datos ni por los retrasos en el envío de la información a la policía, y los huéspedes valoran la rapidez y la comodidad de una experiencia centrada en lo digital.

Esta mejora en el flujo de trabajo ha impulsado el crecimiento orgánico de Poli Check In. Sin necesidad de grandes campañas de marketing, la aplicación ha ganado popularidad entre los hoteleros de zonas rurales y los propietarios de alojamientos vacacionales de toda España. Muchos de estos negocios siguen dependiendo de formularios por correo electrónico o de procesos de registro puramente manuales, y Poli Check In les ofrece un puente muy necesario hacia la digitalización, con unos costes muy reducidos. Si quieres saber más sobre cómo Microblink puede ayudarte a agilizar el registro y aumentar la satisfacción de los clientes en el sector de los viajes y la hostelería, ponte en contacto con nosotros hoy mismo.