¿Cuánto cuesta el proceso KYC?

El KYC, también conocido como «conoce a tu cliente», es un proceso fundamental para las entidades financieras, cuyo objetivo es verificar la identidad de sus clientes, lo que contribuye a prevenir delitos financieros como el blanqueo de capitales y el robo de identidad. 

Los costes externos asociados al cumplimiento de las normas de «conozca a su cliente» (KYC) suelen ser considerables y abarcan diversos ámbitos financieros y operativos. Mientras que las grandes empresas, con un valor de miles de millones de dólares, realizan importantes inversiones en materia de cumplimiento normativo, muchas entidades financieras más pequeñas simplemente no disponen de los recursos necesarios. 

Los costes externos asociados al cumplimiento de las normas de «conozca a su cliente» (KYC) pueden ser considerables y abarcan aspectos como la tecnología, el personal encargado del cumplimiento, las revisiones manuales, la supervisión continua y los requisitos normativos. Para las organizaciones que operan a gran escala, incluso unos costes relativamente reducidos por verificación pueden acumularse rápidamente.

Entender de dónde proceden esos costes es el primer paso para controlarlos. En este artículo, analizaremos cuánto puede costar el proceso de KYC, los factores que influyen en esos gastos y cómo la automatización y unos procesos de verificación más eficientes pueden reducir el coste total del cumplimiento normativo sin comprometer la diligencia debida ni la experiencia del cliente.

Coste medio del cumplimiento de los requisitos de KYC

Entre ellos se incluyen las herramientas y tecnologías utilizadas para verificar la identidad de los clientes, así como los procedimientos operativos en los que se basa la diligencia debida con respecto al cliente. Sin embargo, además de eso, hay algunos factores que agravan estos costes. 

Por eso, es fundamental centrarse en averiguar a qué se destina la mayor parte de tu gasto y tapar las fugas. Empecemos por la fuente de frustración financiera más evidente.

No existe un coste medio único para el proceso de KYC, ya que los gastos varían considerablemente en función del tipo de cliente, la jurisdicción, el nivel de riesgo y la cantidad de revisión manual necesaria. Sin embargo, en el caso de las relaciones institucionales complejas, el coste puede ser considerable. Un estudio reveló que el 54 % de los bancos corporativos e institucionales gastan entre 1.500 y 3.000 dólares en completar una única revisión KYC de un cliente, mientras que el 21 % gasta más de 3.000 dólares.

En el caso de la incorporación de un gran volumen de clientes, la situación económica es diferente. Es más probable que los costes se calculen por cada verificación y se multipliquen por miles o millones de clientes. Esto hace que los gastos aparentemente pequeños relacionados con la verificación de documentos, las comprobaciones en bases de datos, las revisiones manuales y las sesiones de incorporación fallidas adquieran una importancia significativa cuando se analizan a gran escala.

Costes financieros

Para las entidades financieras, la base del cumplimiento de las normas KYC radica en unas herramientas sólidas de verificación de identidad y en un software de cumplimiento normativo. Estos sistemas están diseñados para examinar y validar minuciosamente la información de los clientes cotejándola con diversas bases de datos y listas de vigilancia. 

Los costes asociados a esta tecnología pueden ser considerables, sobre todo si se tiene en cuenta el software avanzado que se necesita para analizar y almacenar con precisión grandes cantidades de datos. 

El software de cumplimiento normativo, que abarca los sistemas de supervisión de transacciones, la calificación del riesgo de los clientes y las herramientas de generación de informes, representa una parte sustancial de la inversión en tecnología necesaria para cumplir con los estrictos requisitos normativos.

Costes operativos

En el ámbito operativo, la formación del personal y los salarios constituyen un gasto importante para las entidades financieras. Garantizar que los empleados conozcan a fondo los procedimientos de cumplimiento normativo exige sesiones de formación periódicas, lo que conlleva sus propios costes. Además, los salarios de los responsables de cumplimiento normativo y del personal relacionado reflejan sus competencias especializadas y el carácter fundamental de sus funciones a la hora de garantizar el cumplimiento de la normativa.

Los gastos administrativos suponen un coste adicional a los costes operativos. Entre ellos pueden figurar el coste de las comprobaciones manuales de documentos cuando los sistemas automatizados detectan discrepancias y el mantenimiento de instalaciones seguras para el almacenamiento de documentos.

Hay que tener en cuenta que, a la hora de elegir entre sistemas automatizados y manuales para los procesos de KYC, la tendencia se inclina hacia la automatización. Las soluciones automatizadas ofrecen una mayor eficiencia y precisión, y pueden reducir la probabilidad de que se produzcan errores humanos. 

Sin embargo, la puesta en marcha inicial de este tipo de sistemas puede resultar costosa, ya que requiere un mantenimiento y unas actualizaciones continuas. A pesar de ello, la inversión en sistemas automatizados puede suponer, a la larga, un ahorro de costes, ya que permiten gestionar mayores volúmenes de verificaciones con menos recursos.

Costes normativos

Los costes y las sanciones por incumplimiento pueden ser astronómicos, llegando en ocasiones a alcanzar cientos de millones de dólares en el caso de infracciones graves. Tomemos como ejemplo este banco, al que se le impuso una multa de 400 millones de dólares por no haber establecido un marco eficaz de gestión de riesgos y por incumplir la normativa KYC.

Las entidades financieras realizan importantes inversiones en materia de cumplimiento normativo para evitar estas sanciones, cuyo importe puede superar con creces el coste de aplicar medidas proactivas de cumplimiento.

¿Qué factores influyen en estos costes?

Si tenemos en cuenta los costes financieros, operativos y normativos, queda bastante claro que el cumplimiento de las normas KYC puede suponer una inversión costosa. Sin embargo, hay muchos otros factores que contribuyen aún más a estos costes, lo que hace que una inversión que ya de por sí es costosa resulte abrumadora.

Normativa específica del sector

El sector financiero opera bajo una serie de requisitos de «conozca a su cliente» (KYC) y de lucha contra el blanqueo de capitales que varían según la jurisdicción. Entre ellos se incluyen la Ley de Secreto Bancario y los requisitos de diligencia debida respecto al cliente en Estados Unidos, el marco de la Unión Europea contra el blanqueo de capitales y las normas establecidas por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), incluida la Recomendación n.º 10 sobre la diligencia debida respecto al cliente.

Estos marcos normativos exigen a las entidades financieras que identifiquen y verifiquen a sus clientes, evalúen los riesgos pertinentes, mantengan los registros adecuados y lleven a cabo un proceso de diligencia debida continuo cuando sea necesario. Para las organizaciones que operan en varios mercados, el cumplimiento de requisitos que se solapan puede aumentar los costes tecnológicos, jurídicos, de personal y operativos.

Ubicación geográfica y requisitos jurisdiccionales

La ubicación geográfica de una entidad financiera y los requisitos legales que debe cumplir pueden influir de manera significativa en el coste del cumplimiento de las normas de «conozca a su cliente» (KYC). Cada país cuenta con leyes y normas distintas para prevenir la delincuencia financiera, lo que significa que una empresa que opere en varias jurisdicciones debe lidiar con una compleja red de requisitos de cumplimiento. 

Operar a escala mundial puede suponer un aumento de los gastos jurídicos, la necesidad de contar con equipos de cumplimiento normativo adaptados a cada mercado y la implantación de diversos procesos de incorporación para satisfacer los requisitos de cada jurisdicción.

Salarios del personal

El personal encargado del cumplimiento de las normas KYC se encuentra en primera línea de la lucha contra el fraude financiero. Por ello, su experiencia tiene un coste. 

Los salarios de los profesionales del cumplimiento normativo reflejan el alto nivel de responsabilidad y los conocimientos especializados que se requieren para desenvolverse en el panorama normativo. Además, la formación continua destinada a mantener al personal al día de las últimas normativas se suma a la masa salarial.

Multas

El incumplimiento puede acarrear multas cuantiosas, que pueden superar con creces el coste que supone mantener el cumplimiento normativo. Se sabe que los organismos reguladores imponen sanciones severas a las entidades que no realizan adecuadamente los controles de «conozca a su cliente» (KYC) o que pasan por alto factores de riesgo críticos. 

Estas multas suponen un gasto considerable y constituyen un claro incentivo para que las entidades financieras inviertan en procesos eficaces de «conozca a su cliente» (KYC) con el fin de evitar tales repercusiones económicas.

Herramientas

Las herramientas necesarias para llevar a cabo un proceso eficaz de «conozca a su cliente» (KYC), como las plataformas de verificación de documentos de identidad y las tecnologías de autenticación biométrica, suponen una inversión considerable. Estas herramientas deben ser precisas, fiables, escalables y adaptables a los requisitos de cumplimiento normativo en constante evolución. 

Invertir en software de KYC de última generación es esencial para que las instituciones gestionen de forma eficiente el proceso de incorporación de clientes y mantengan altos niveles de precisión.

Daño a la reputación

Más allá de las sanciones económicas, el daño a la reputación derivado del incumplimiento normativo constituye un motivo de gran preocupación. El deterioro de la credibilidad y la integridad de una marca puede provocar la pérdida de clientes y dificultades a la hora de captar nuevos negocios. 

El coste de reparar una reputación mancillada puede ser elevado: desde campañas de relaciones públicas hasta la revisión de los protocolos de cumplimiento normativo para recuperar la confianza del público. Lo mejor es mantener intacta tu reputación desde el principio.

Tamaño de la empresa y cartera de clientes

El tamaño de una empresa y la amplitud de su base de clientes también influyen en el coste del cumplimiento de las normas KYC. Las instituciones más grandes, con un mayor número de clientes, incurrirán naturalmente en mayores costes de cumplimiento debido al volumen de verificaciones KYC requeridas. Por el contrario, las empresas más pequeñas pueden enfrentarse a costes relativamente menores, pero deben invertir igualmente en procesos KYC sólidos para mantener el cumplimiento normativo, independientemente del tamaño de su base de clientes.

Cómo reducir los costes del proceso KYC

A estas alturas, probablemente pienses que cumplir con los requisitos de KYC es demasiado caro como para siquiera planteártelo. Pero no es opcional: es una necesidad. Entonces, ¿cómo te armas de valor y haces lo que hay que hacer sin que te salga una factura desorbitada?

KYC automatizado

Para mitigar el aumento vertiginoso de los costes relacionados con el KYC, la automatización se perfila como la solución más obvia. Es posible reducir considerablemente el tiempo y la mano de obra asociados a las tareas manuales de KYC mediante la implantación de sistemas automatizados de KYC.

Dado que estos sistemas destacan por su rapidez en el procesamiento de datos de KYC, te ofrecen una ventaja a la hora de garantizar el cumplimiento de la normativa de KYC, al tiempo que minimizan los errores humanos. Por ejemplo, la verificación automatizada de los documentos de identidad agiliza el proceso de extracción de datos, lo que permite una validación rápida y precisa de los clientes.

Aprovechar el software y las soluciones de terceros

Otro término que se menciona a menudo cuando se habla de ahorrar dinero es la externalización. Sin embargo, la externalización puede ser un arma de doble filo, sobre todo en lo que respecta al cumplimiento normativo. 

Por un lado, las soluciones de KYC de terceros ofrecen conocimientos especializados, a menudo con tecnología avanzada cuyo desarrollo interno podría resultar prohibitivamente caro. Esto puede traducirse en una mayor precisión en la verificación de documentos y en un mejor cumplimiento de los protocolos de KYC. 

Por otro lado, recurrir a proveedores externos puede generar inquietudes en cuanto a la seguridad y el control de los datos. Por eso es fundamental elegir un proveedor de servicios KYC de confianza que demuestre contar con medidas de seguridad sólidas y un historial de cumplimiento normativo.

Comprender los modelos de fijación de precios de KYC

Los proveedores externos de servicios de KYC también estructuran sus tarifas de forma diferente, lo que puede dificultar la comparación de los precios anunciados. Entre los modelos más habituales se incluyen las tarifas por verificación o por comprobación, las cuotas anuales o mensuales de licencia de la plataforma, los compromisos mínimos y los niveles de precios en función del volumen. Los servicios adicionales, como la verificación biométrica, el filtrado de bases de datos, la supervisión continua o la revisión manual, también pueden conllevar costes adicionales.

Por lo tanto, a la hora de evaluar a los proveedores, las empresas deben ir más allá del coste anunciado de una verificación individual. Calcular el volumen previsto de verificaciones, los índices de revisión manual, los controles necesarios, la supervisión periódica y los costes de implementación ofrece una visión más realista del gasto total en KYC.

Mejoras en los procesos

La optimización de los procedimientos de alta es fundamental para una estrategia de KYC rentable. Al perfeccionar los sistemas internos y eliminar pasos innecesarios, las empresas pueden acelerar el proceso de alta, mejorando así la experiencia del cliente y garantizando al mismo tiempo el cumplimiento normativo. 

El coste de un proceso de KYC lento no se limita a la eficiencia operativa. Las dificultades también pueden traducirse directamente en solicitudes abandonadas y pérdida de ingresos. Un estudio citado por Mitek reveló que el 25 % de las solicitudes de servicios financieros en el Reino Unido se abandonan debido a las dificultades del proceso de KYC. Por lo tanto, para las empresas que captan clientes por vía digital, reducir los pasos innecesarios, las solicitudes repetidas de documentos y las revisiones manuales evitables puede tener un impacto tanto en los costes de cumplimiento normativo como en la tasa de conversión.

Al mejorar tus procesos, evitas los cuellos de botella, reduces las cargas administrativas y minimizas los costes asociados a una incorporación prolongada. 

Aunque cada uno de estos aspectos por sí solo pueda parecer insignificante, en conjunto suponen un ahorro bastante considerable. Y para que resulte aún más atractivo, podrías beneficiarte de unos procesos mejorados con solo analizar un poco cómo se hacen las cosas actualmente; no es una tarea abrumadora.

Seguimiento

Los costes relacionados con el proceso de KYC no terminan necesariamente una vez que se ha incorporado al cliente. En función del perfil de riesgo del cliente y de los requisitos normativos aplicables, es posible que las organizaciones tengan que llevar a cabo un seguimiento continuo, actualizar la información del cliente, investigar los cambios en el riesgo o realizar una diligencia debida adicional. Estas actividades recurrentes pueden suponer otra partida de gastos significativa cuando se trata de una amplia base de clientes.

Al mismo tiempo, una supervisión eficaz puede ayudar a controlar esos costes. La selección automatizada, los flujos de trabajo basados en el riesgo y los datos actualizados de los clientes pueden ayudar a las organizaciones a centrar las revisiones adicionales en aquellos casos en los que realmente se ha producido algún cambio, en lugar de tratar a todos los clientes existentes de la misma manera.

Aplicación de medidas de optimización mediante IA y aprendizaje automático

El uso de tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático puede mejorar drásticamente la eficiencia del proceso KYC. Los sistemas basados en inteligencia artificial son capaces de gestionar grandes volúmenes de datos de KYC, aprender de ellos e identificar patrones que puedan indicar actividades fraudulentas.

Además, estos sistemas también pueden adaptarse continuamente a nuevos tipos de documentos de identidad y a la evolución de la normativa sobre el conocimiento del cliente (KYC), lo que reduce la necesidad de realizar actualizaciones manuales constantes.

Invertir en programas de formación integrales para el personal

Aunque la tecnología desempeña un papel fundamental, no se puede pasar por alto el factor humano. Invertir en programas de formación integrales para el personal garantiza que todos estén al día de los últimos protocolos de KYC y puedan gestionar eficazmente tu sistema de KYC. 

Ahora bien, ya hemos mencionado que los costes de personal pueden suponer una carga considerable. Pero la otra cara de la moneda es que el personal bien formado está mejor preparado para gestionar casos complejos que puedan requerir un enfoque matizado que vaya más allá de las capacidades de los sistemas automatizados. Como resultado, es menos probable que se produzca un accidente costoso.

Apostar por la transformación digital en los procesos de KYC

Adoptar la transformación digital es fundamental para reducir los costes relacionados con el proceso de KYC. Esto incluye la adopción de soluciones de verificación de identidad digital que faciliten una experiencia fluida para el cliente y, al mismo tiempo, garanticen la seguridad. 

Las soluciones de Microblink, basadas en inteligencia artificial, están diseñadas para capturar, extraer y verificar con precisión los datos de los documentos de identidad, lo que ayuda a las empresas a crecer de forma competitiva sin comprometer el cumplimiento normativo ni la fidelización de los clientes.

Conclusión principal

Los costes del KYC vienen determinados por la necesidad de combinar una verificación exhaustiva de la identidad con procesos rentables. Las organizaciones pueden lograr este equilibrio incorporando tecnología basada en la inteligencia artificial que agilice el proceso de verificación, reduzca el trabajo manual y se adapte con agilidad a los cambios normativos. ¿Estás listo para optimizar tu proceso de KYC sin comprometer el cumplimiento normativo? Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo nuestras soluciones basadas en la inteligencia artificial pueden reducir significativamente tus costes de KYC, al tiempo que te mantienen a la vanguardia en materia de cumplimiento normativo.