Captura de documentos
La captura de documentos es el proceso de convertir documentos físicos o electrónicos en formato digital, haciéndolos fácilmente buscables, accesibles y manejables. Implica capturar datos de diversas fuentes, como documentos en papel, correos electrónicos, faxes o imágenes escaneadas, y convertirlos en archivos electrónicos que puedan almacenarse, compartirse y analizarse digitalmente.
El proceso de captura de documentos suele incluir el escaneado o la toma de una foto del documento para crear una imagen digital, seguida del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir el texto escaneado en texto digital editable y con capacidad de búsqueda. Esto permite a los usuarios extraer datos relevantes, como nombres, fechas y otra información clave, de los documentos capturados. El software de captura de documentos suele incluir funciones como la clasificación automática de documentos y la extracción de datos, que agilizan el proceso identificando los distintos tipos de documentos y extrayendo los datos relevantes automáticamente. La tecnología de captura de documentos no sólo mejora la eficacia de la organización al eliminar la necesidad de almacenamiento físico y de introducción manual de datos, sino que también mejora la seguridad y el cumplimiento de la normativa en materia de documentos al proporcionar funcionalidades sólidas como la encriptación y los registros de auditoría.
