4 formas en las que el escaneo de documentos de identidad refuerza el cumplimiento de las normas KYC
Si se aplica correctamente, el proceso «Conoce a tu cliente» (KYC) no supone una carga para los clientes finales, satisface a los organismos reguladores y permite a las entidades financieras (EF) tener claro con quién operan. Lamentablemente, los procedimientos actuales de KYC suelen ser fragmentados, manuales y lentos, lo que expone a las organizaciones al riesgo de perder su reputación y de enfrentarse a multas cuantiosas.
Movilizar dinero nunca ha sido tan fácil. Sin embargo, para los bancos y otras instituciones financieras, esto ha hecho que la lucha contra la delincuencia financiera sea más difícil que nunca. Según la ONU, cada año se blanquean en todo el mundo entre 800.000 millones y 2 billones de dólares, lo que supone una cifra astronómica que representa entre el 2 % y el 5 % del PIB mundial.
Equilibrar el cumplimiento normativo con la experiencia de usuario
Para garantizar la transparencia de las transacciones y el cumplimiento de la normativa vigente (en concreto, las normas KYC y AML), las entidades financieras necesitan una forma discreta y precisa de comprobar que sus clientes son quienes dicen ser.
Por desgracia, los procesos obsoletos y la mala gestión de datos inexactos suelen suponer un obstáculo.
Sin embargo, existe una forma de automatizar el proceso de KYC, tanto durante la incorporación de nuevos clientes como durante la corrección de datos, que no pone en peligro la experiencia del cliente ni la calidad de los datos.
Nos referimos al escaneo de documentos de identidad: la captura de la información personal de los clientes directamente desde la aplicación móvil o web; de forma rápida, segura y con menores índices de error. Analicemos con más detalle las ventajas de abordar el proceso de KYC de esta manera.
1. Reducción de costes
Los requisitos de KYC varían de un país a otro, pero todos suponen un golpe para el bolsillo.
Un banco típico con 10 millones de clientes gastará 56 millones de dólares en cumplir con los requisitos de KYC, pero eso no es más que una gota en el océano si se compara con las multas punitivas que tendrá que pagar en caso de incumplir la normativa. (1)
El escaneo de documentos de identidad reduce estos costes en tres niveles:
- By streamlining data collection from customers, which, according to Thomson Reuters findings, accounts for 20% of all KYC processes. (2)
- By reducing friction customers face when entering or updating personal information. Cumbersome KYC processes are thought to cost FIs upwards of $168m in abandoned applications amassed over 5 years. (3)
- By satisfying regulators with cleaner, more accurate data. ID scanning drives data quality and lower error rates, resulting in sounder monitoring systems.
Es difícil determinar el impacto exacto que tendrá el escaneo de documentos de identidad en los gastos relacionados con el proceso de «conozca a su cliente» (KYC), ya que no hay dos entidades financieras iguales en lo que respecta al volumen de datos, la asignación de recursos y el marco normativo.
Aun así, el ahorro de costes, junto con los efectos transformadores, son demasiado importantes como para dejarlos sin explorar.
2. Mejores experiencias
La forma en que las entidades financieras recopilan y recogen los datos de KYC no se ajusta en absoluto a las expectativas de los clientes.
A pesar de la aceleración de la transición hacia lo digital en el sector, más de la mitad de las aperturas de cuentas bancarias en todo Estados Unidos se realizaron en persona, y no por Internet, en 2020. (4)
Sin embargo, cuando se preguntó a miembros de las generaciones Millennials, Z y X si les gustaría poder abrir una cuenta de ahorro por Internet, más del 70 % respondió que «sí». (5)
La incorporación digital de usuarios está cobrando más importancia que nunca, y las organizaciones que se resistan a ella o la rechacen se encontrarán en el bando perdedor.
Gracias al escaneo de documentos de identidad, todo el mundo puede disfrutar de su pausa para comer
Por lo general, para llevar a cabo el proceso de KYC basta con presentar un documento de identidad válido, junto con una fotografía y una dirección.
En lugar de pedir a los clientes que traigan estos documentos a la sucursal y rellenen formularios complejos, las organizaciones podrían agilizar y simplificar todo el proceso llevándolo a cabo en línea.
El eKYC, como se le conoce, ya ha permitido un aumento masivo de las inscripciones a distancia en toda la India, el primer país en digitalizar la identidad de sus 1.200 millones de habitantes. (6)
Gracias a la extracción automatizada de datos, las entidades financieras pueden recopilar la información personal esencial al tiempo que atraen a los clientes mediante experiencias más rápidas y cómodas.
Una persona que escanea su pasaporte a través de la aplicación del banco, por ejemplo, no se da cuenta —ni le importa— de que esa información contribuirá al cumplimiento de las normas KYC por parte del banco.
Simplemente se alegran de haber podido aprovechar su pausa para comer y de haber evitado las largas colas en la sucursal.
3. Mayor seguridad
Dado que los datos de KYC suelen contener información sensible que permite identificar a las personas (PII), es absolutamente fundamental gestionarlos de forma segura.
Esta necesidad se vio reforzada por el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) en 2018, lo que añadió otra capa de complejidad al problema.
La directiva exige a las entidades financieras que sigan una serie de prácticas destinadas a proteger los datos personales de los ciudadanos de la UE; de lo contrario, podrían enfrentarse a multas elevadas que, en algunos casos, pueden alcanzar el 2 % de la facturación global de la empresa. (7)
Para seguir cumpliendo con el RGPD, las empresas que aplican el proceso de KYC deben adoptar varias medidas, entre las que se incluyen:
- Deleting what’s no longer needed. GDPR requires a specific approach to collecting and storing personal data. Companies are only allowed to process the data that’s necessary for their KYC processes and can’t hold onto any of it after it’s been used.
- Keeping customer files secure. To prevent unauthorized access to sensitive data, companies should never keep their customer records on a public cloud such as Google Drive or Dropbox.
- Partnering with GDPR-compliant solution providers. FIs that outsource their KYC procedures (either in part or as a whole) to specialized vendors need to ensure the same providers comply with the provisions laid out by GDPR.
A la hora de implementar un software de escaneo de identidad en cualquier punto de contacto, las organizaciones deben buscar una solución integrada en el dispositivo que funcione de forma local, sin necesidad de recurrir a un servidor.
A continuación, los resultados pueden transferirse de forma segura a una base de datos privada. Además de ayudar a las organizaciones a cumplir con el RGPD, este tipo de automatización reduce las cargas administrativas y las tareas de back-office propias de la recopilación, el almacenamiento y el acceso a los datos.
4. Datos más limpios
Mantener datos inexactos puede meter a las entidades financieras en serios apuros.
Una calidad deficiente de los datos no solo puede dificultar una evaluación precisa del riesgo de los clientes, sino que también puede hacer que las organizaciones pasen por alto actividades sospechosas, lo que las expone a una fuerte presión normativa.
Hay muchas razones por las que pueden introducirse datos incompletos o inexactos en el sistema. Desde fuentes heredadas aisladas hasta la falta de medidas correctivas, pasando por simples errores humanos, todo ello podría contribuir a «deteriorar» los datos entrantes y los ya existentes.
Precisión en la conducción gracias a la IA
Un escáner de documentos de identidad, sobre todo si se basa en el aprendizaje automático profundo, puede resultar mucho más fiable a la hora de reconocer, clasificar e introducir datos que una persona real.
Nunca se ve afectado por el estrés ni por el cansancio, funciona en condiciones adversas y ya ha procesado miles de documentos iguales al que tiene delante.
Lo ideal sería que las entidades financieras optaran por una solución capaz de mantener altos niveles de precisión y de extraer datos clave de los documentos de identidad.
También resulta útil contar con algunas funciones adicionales que refuercen el proceso de KYC:
- Image crop. Having the option to extract the front and back side image of the document along with personal data can help FIs carry out ID verification more efficiently.
- Data matching. Failing to match VIZ (Visual Inspection Zone) with the MRZ (Machine Readable Zone) can be a telltale sign the document is invalid.
- Auto-classification. Automatically scanning a document regardless of its type and country can be a great asset in markets with multiple nationalities.
- MRZ check digit calculation. Confirming the MRZ check digit corresponds to the rest of the code is another way of making sure only genuine documents are coming through.
- Color status. Spotting a monochrome image can help FIs filter out photocopied documents.
Reflexiones finales
El marco normativo sigue evolucionando, y las entidades financieras deben adaptar sus sistemas de cumplimiento a los nuevos requisitos.
En primer lugar, deben esforzarse por identificar a los clientes de forma rápida, segura y precisa al inicio de la relación y, posteriormente, de forma periódica.
Gracias al escáner de documentos de identidad integrado en su aplicación móvil o web, las entidades financieras pueden ofrecer a sus clientes una experiencia más cómoda e inmediata, al tiempo que refuerzan sus medidas de «conozca a su cliente» (KYC).
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