Garantiza precisión y rapidez con un software de digitalización de documentos
La cuestión es que, ante los cambios en los requisitos normativos y las exigencias de los clientes, la verificación manual de la identidad ya no resulta suficiente para las empresas. De hecho, en el sector bancario, más de la mitad de los bancos institucionales gastan entre 1.500 y 3.000 dólares en los procesos de KYC.
Entonces, ¿cuál es la solución? Aquí es donde entra en juego el software de digitalización automática de documentos.
Esta herramienta permite verificar un gran número de documentos de identidad de forma rentable. Esto no solo reduce los costes, sino que también contribuye a mejorar la experiencia del cliente y a garantizar que las organizaciones cumplan con la normativa.
Si te estás preguntando cómo elegir la solución más adecuada para tu organización, analicémoslo juntos.
¿Qué es un programa de digitalización de documentos?
El software de digitalización de documentos es una herramienta útil que permite convertir documentos como papeles, recibos e imágenes en archivos electrónicos que se pueden almacenar en un ordenador o en la nube. Utiliza un escáner o la cámara de un dispositivo móvil para capturar la imagen del documento y, a continuación, aplica la tecnología OCR para reconocer el texto y convertirlo en un formato en el que se puede realizar búsquedas y editarlo. Este software puede resultar de gran utilidad para las empresas que necesitan digitalizar y gestionar grandes volúmenes de documentos empresariales, mejorar la seguridad y la accesibilidad de los documentos, y reducir el desorden de papel y los costes de almacenamiento.
Tipos de software de digitalización de documentos
En el mercado no faltan programas de digitalización de documentos con distintas funcionalidades. Sin embargo, en general, estas soluciones se pueden clasificar en tres categorías: las que se ejecutan en el propio dispositivo, las basadas en la nube y las autohospedadas.
Veamos cuál es la diferencia entre las tres.
Software de digitalización de documentos integrado en el dispositivo
El software de escaneo de documentos integrado en el dispositivo es una solución ideal para quienes necesitan alta velocidad y fiabilidad sin necesidad de una conexión de red. Con él, los usuarios pueden escanear y digitalizar documentos fácilmente directamente en sus dispositivos sin necesidad de hardware adicional ni de conexión a Internet.
Esto resulta especialmente útil cuando la conexión a Internet es limitada o poco fiable, como en zonas remotas o durante un viaje. Los usuarios pueden escanear documentos sin esfuerzo y guardarlos en sus dispositivos, lo que garantiza que su información esté siempre accesible y segura.
Software de digitalización de documentos basado en la nube
El software de digitalización de documentos basado en la nube puede estar disponible como solución SaaS o instalarse en los sistemas de los usuarios, pero la diferencia clave es que estos servicios en la nube almacenan los documentos digitalizados en la nube. Debido a su naturaleza, las organizaciones tienen la seguridad de que nunca se quedarán sin espacio de almacenamiento y de que podrán acceder a los documentos desde cualquier parte del mundo.
La mayoría de los proveedores de software basado en la nube ofrecen un modelo de pago por uso, lo que significa que estas soluciones suponen unos costes de almacenamiento reducidos en comparación con las soluciones locales, incluso a largo plazo. BlinkID (del que hablaremos más adelante) te ofrece la libertad de acceder a él desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que te proporciona una flexibilidad y comodidad sin igual. Ya no tendrás que preocuparte por la instalación ni el mantenimiento locales y podrás ampliar fácilmente el uso según sea necesario.
Software de digitalización de documentos de instalación propia
Este software te ofrece la libertad de instalarlo en tus propios servidores o en tu infraestructura en la nube, lo que te permite tener un control total sobre tus datos. Es perfecto para organizaciones que deben cumplir con normativas estrictas o que dan prioridad a la privacidad de los datos.
Puedes estar seguro de que tus documentos están protegidos frente al acceso no autorizado o a posibles amenazas. Además, puedes personalizar el software para adaptarlo a tus necesidades, lo que facilita enormemente la gestión de documentos y mejora la eficiencia general.
¿Qué características hay que tener en cuenta a la hora de elegir un programa de digitalización de documentos?
Si te interesa el software de digitalización de documentos, debes saber que hay muchas funciones básicas y avanzadas que debes tener en cuenta. Debes considerar algunos factores importantes para elegir el mejor software de digitalización que se adapte a tus necesidades.
Captura de documentos
Esta es una de las funcionalidades principales de la mayoría de los programas de digitalización de documentos. La solución debe permitir capturar imágenes de documentos en papel mediante cámaras u otros dispositivos de digitalización con alta calidad y sin perder ningún detalle.
Integraciones
Los entornos de trabajo modernos recurren a numerosas herramientas diferentes para sus actividades y procesos, y la solución de digitalización de documentos debe poder integrarse en este flujo de trabajo. Compartir archivos digitales digitalizados (como imágenes) con estas herramientas debería ser sencillo, sin necesidad de importarlos manualmente.
Funciones de OCR (reconocimiento óptico de caracteres)
Gracias a las funciones de OCR (reconocimiento óptico de caracteres), el software de escaneo puede reconocer las letras y los números que aparecen en los documentos.
Pero, lo que es más importante, las funciones de OCR se utilizan habitualmente para agilizar la introducción de datos. Por ejemplo, a la hora de registrar a los visitantes de una exposición o recibir a invitados en la oficina, el personal no tendrá que introducir manualmente los datos de los invitados en su CRM. Podrán escanear sus tarjetas de visita u otros documentos de identificación, y el software introducirá automáticamente la información.
Automatización de los procesos de trabajo
La automatización de los flujos de trabajo es fundamental en el panorama empresarial actual. Con un software de digitalización de documentos que incluya esta función, podrás agilizar tus flujos de trabajo gracias a funciones como la digitalización masiva o el intercambio de documentos, y permitirás que tu personal se centre en tareas importantes que requieran su experiencia y atención.
Recorte y enderezamiento automáticos
Al escanear un documento, a veces puede ocurrir que se capturen elementos que hay alrededor del documento, o que el escaneo no quede recto. Si tu solución de escaneo cuenta con funciones de edición, como el recorte y la rectificación automáticos, corregirá automáticamente estos defectos y te proporcionará un escaneo nítido.
Edición y anotación de documentos
Los documentos escaneados no siempre se limitan a almacenarse; a veces hay que editarlos o rellenarlos. Si tu software de escaneo de documentos permite editar y añadir anotaciones a los documentos escaneados, puedes evitar tener que imprimir los archivos.
El mejor software de digitalización de documentos de 2023
Si necesitas una solución sencilla con potentes funciones, aquí tienes la mejor opción en cuanto a software de digitalización de documentos.
Microblink
Microblink ofrece un software de digitalización de documentos excepcional que puede aportar numerosas ventajas a las empresas. Nuestras soluciones se adaptan a diferentes casos de uso y requisitos.
Por ejemplo, BlinkID es un software de digitalización de documentos de primera categoría que permite a los usuarios digitalizar fácilmente documentos de identidad. Además, BlinkID Verify ofrece un servicio eficaz de verificación de documentos de identidad que puede resultar increíblemente útil para las empresas que lo necesiten.
BlinkID es uno de los mejores programas de digitalización de documentos disponibles en el mercado, ya que ofrece unas capacidades de digitalización excepcionales que permiten capturar documentos de identidad de alta calidad, independientemente de la iluminación, la orientación del documento o el ángulo de la cámara. Los usuarios solo tienen que colocar el documento de identidad delante de la cámara y el programa se encarga del resto.
BlinkID Verify es una solución muy avanzada que utiliza aprendizaje automático y ha sido entrenada con más de 450 000 documentos de identidad. El producto admite más de 2 500 documentos de más de 140 países y es hasta cinco veces más rápido que la competencia.
Una ventaja adicional de Microblink es que ambas soluciones se pueden integrar fácilmente en los flujos de trabajo o aplicaciones existentes. Microblink ofrece SDK y API para BlinkID y es compatible con Android, iOS, Flutter y otras plataformas. Esto significa que puedes incorporar sin problemas las soluciones de Microblink a tus sistemas actuales y disfrutar de las máximas ventajas con el mínimo esfuerzo.
¿Merece la pena utilizar un programa de digitalización de documentos?
Si tu empresa maneja una gran cantidad de documentos, un software de digitalización de documentos puede suponer un cambio radical. No solo reduce la carga de trabajo de los empleados, sino que también automatiza varios procesos, como la incorporación de clientes, la verificación de datos de clientes, la introducción de datos y mucho más. Por eso es importante elegir una solución que se integre a la perfección en tus flujos de trabajo actuales y que mejore tu productividad.
¿La verificación manual de documentos está consumiendo demasiados recursos en tu organización? Ponte en contacto con nuestro equipo comercial y descubre las ventajas de BlinkID Verify.
