Gagnez en précision et en rapidité grâce à un logiciel de numérisation de documents

Le fait est qu'avec l'évolution des exigences réglementaires et des attentes des clients, la vérification manuelle de l'identité ne suffit plus aux entreprises. En effet, dans le secteur bancaire, plus de la moitié des banques institutionnelles dépensent entre 1 500 et 3 000 dollars pour leurs processus KYC.

Alors, quelle est la solution ? C'est là qu'interviennent les logiciels de numérisation automatisée de documents. 

Cet outil permet de vérifier un grand nombre de documents d'identité de manière économique. Cela permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d'améliorer l'expérience client et de garantir la conformité des organisations aux réglementations en vigueur. 

Si vous vous demandez comment choisir la solution la mieux adaptée à votre entreprise, voyons cela ensemble.

Qu'est-ce qu'un logiciel de numérisation de documents ?

Un logiciel de numérisation de documents est un outil pratique qui permet de convertir des documents tels que des papiers, des reçus et des images en fichiers électroniques pouvant être stockés sur un ordinateur ou dans le cloud. Il utilise un scanner ou l'appareil photo d'un appareil mobile pour capturer l'image du document, puis applique la technologie OCR pour reconnaître le texte et le convertir en un format consultable et modifiable. Ce logiciel peut être utile aux entreprises qui ont besoin de numériser et de gérer de grands volumes de documents professionnels, d’améliorer la sécurité et l’accessibilité de ces documents, et de réduire l’encombrement lié au papier ainsi que les coûts de stockage.

Types de logiciels de numérisation de documents

Le marché ne manque pas de logiciels de numérisation de documents aux fonctionnalités variées. Mais d'une manière générale, ces solutions peuvent être classées en trois catégories : celles installées sur l'appareil, celles basées sur le cloud et celles auto-hébergées. 

Voyons quelle est la différence entre les trois.

Logiciel de numérisation de documents intégré à l'appareil

Les logiciels de numérisation de documents intégrés aux appareils constituent une excellente solution pour ceux qui recherchent rapidité et fiabilité sans avoir besoin d'une connexion réseau. Grâce à eux, les utilisateurs peuvent facilement numériser des documents directement sur leurs appareils, sans matériel supplémentaire ni connexion Internet. 

Cette fonctionnalité s'avère particulièrement utile lorsque la connexion Internet est limitée ou instable, notamment dans les zones isolées ou lors de déplacements. Les utilisateurs peuvent numériser facilement des documents et les enregistrer sur leurs appareils, ce qui leur garantit un accès permanent à leurs informations en toute sécurité.

Logiciel de numérisation de documents basé sur le cloud

Les logiciels de numérisation de documents basés sur le cloud peuvent être proposés sous forme de solution SaaS ou installés sur les systèmes des utilisateurs, mais la principale différence réside dans le fait que ces services cloud stockent les documents numérisés dans le cloud. De par leur nature même, les entreprises ont ainsi la garantie de ne jamais manquer d'espace de stockage et de pouvoir y accéder depuis n'importe où dans le monde. 

La plupart des éditeurs de logiciels basés sur le cloud proposent un modèle de facturation à l'utilisation, ce qui signifie que ces solutions permettent de réduire les coûts de stockage par rapport aux solutions sur site, même à long terme. BlinkID (dont nous parlerons plus loin) vous offre la liberté d'y accéder depuis n'importe où dès lors que vous disposez d'une connexion Internet, vous garantissant ainsi une flexibilité et un confort d'utilisation inégalés. Vous n'avez plus à vous soucier de l'installation ou de la maintenance sur site et pouvez facilement augmenter votre utilisation en fonction de vos besoins.

Logiciel de numérisation de documents en auto-hébergement

Ce logiciel vous offre la possibilité de l'installer sur vos propres serveurs ou sur votre infrastructure cloud, ce qui vous permet d'exercer un contrôle total sur vos données. Il est idéal pour les organisations qui doivent se conformer à des réglementations strictes ou qui accordent la priorité à la confidentialité des données. 

Vous pouvez être assuré que vos documents sont protégés contre tout accès non autorisé ou toute menace potentielle. De plus, vous pouvez personnaliser le logiciel en fonction de vos besoins, ce qui facilite grandement la gestion des documents et améliore votre efficacité globale.

Quelles sont les fonctionnalités à privilégier dans un logiciel de numérisation de documents ?

Si vous vous intéressez aux logiciels de numérisation de documents, sachez qu'il existe de nombreuses fonctionnalités, tant de base qu'avancées, à prendre en compte. Vous devez tenir compte de plusieurs facteurs importants pour choisir le logiciel de numérisation le mieux adapté à vos besoins.

Numérisation de documents

Il s'agit de l'une des fonctionnalités essentielles de la plupart des logiciels de numérisation de documents. La solution doit permettre de capturer des images de documents papier à l'aide d'appareils photo ou d'autres périphériques de numérisation, avec une grande qualité et sans omettre aucun détail.

Intégrations

Les environnements de travail modernes s'appuient sur de nombreux outils différents pour leurs activités et leurs processus, et la solution de numérisation de documents doit pouvoir s'intégrer à ce flux de travail. Le partage des fichiers numériques numérisés (tels que des images) avec ces outils doit être simple et ne pas nécessiter d'importation manuelle.

Fonctionnalités OCR (reconnaissance optique de caractères)

Grâce à la fonction OCR (reconnaissance optique de caractères), le logiciel de numérisation est capable de reconnaître les lettres et les chiffres figurant sur les documents. 

Mais surtout, les fonctionnalités d’OCR sont couramment utilisées pour accélérer la saisie des données. Par exemple, lors de l’accueil de visiteurs à une exposition ou de l’accueil de personnes dans vos locaux, le personnel n’aura pas à saisir manuellement les informations des visiteurs dans son CRM. Il lui suffira de scanner leur carte de visite ou toute autre pièce d’identité, et le logiciel saisira automatiquement ces informations.

Automatisation des processus

L'automatisation des flux de travail est essentielle dans le contexte professionnel actuel. Grâce à un logiciel de numérisation de documents doté de cette fonctionnalité, vous pouvez accélérer vos flux de travail grâce à des fonctionnalités telles que la numérisation en masse ou le partage de documents, et permettre à vos collaborateurs de se concentrer sur les tâches importantes qui requièrent leur expertise et leur attention.

Recadrage et redressement automatiques

Lors de la numérisation d'un document, il arrive parfois que des éléments situés autour du document soient capturés, ou que la numérisation ne soit pas bien droite. Si votre solution de numérisation dispose de fonctionnalités d'édition telles que le recadrage et le redressement automatiques, elle corrigera automatiquement ces défauts et vous fournira une numérisation nette.

Modification et annotation de documents

Les documents numérisés ne sont pas toujours simplement archivés ; il arrive parfois qu'il faille les modifier ou les compléter. Si votre logiciel de numérisation prend en charge la modification et l'annotation des documents numérisés, vous pouvez éviter d'imprimer ces fichiers.

Meilleur logiciel de numérisation de documents en 2023

Si vous recherchez une solution simple dotée de fonctionnalités puissantes, voici le meilleur choix en matière de logiciel de numérisation de documents.

Microblink

Microblink propose un logiciel de numérisation de documents exceptionnel qui peut apporter de nombreux avantages aux entreprises. Nos solutions sont conçues sur mesure pour répondre à différents cas d'utilisation et à diverses exigences. 

Par exemple, BlinkID est un logiciel de numérisation de documents de premier ordre qui permet aux utilisateurs de numériser facilement leurs pièces d'identité. De plus, BlinkID Verify offre un service efficace de vérification des pièces d'identité qui peut s'avérer extrêmement utile pour les entreprises qui en ont besoin.

BlinkID est l'un des meilleurs logiciels de numérisation de documents disponibles sur le marché. Il offre des fonctionnalités de numérisation exceptionnelles permettant de capturer des documents d'identité de haute qualité, quelles que soient les conditions d'éclairage, l'orientation du document ou l'angle de prise de vue. Il suffit aux utilisateurs de présenter leur pièce d'identité devant la caméra : le logiciel s'occupe du reste.

BlinkID Verify est une solution de pointe qui repose sur l'apprentissage automatique et a été entraînée à partir de plus de 450 000 documents d'identité. Ce produit prend en charge plus de 2 500 documents provenant de plus de 140 pays et est jusqu'à 5 fois plus rapide que ses concurrents.

Un autre avantage de Microblink réside dans le fait que ces deux solutions s'intègrent facilement aux flux de travail ou aux applications existants. Microblink propose des SDK et des API pour BlinkID et prend en charge Android, iOS, Flutter et bien d'autres plateformes. Vous pouvez ainsi intégrer en toute transparence les solutions de Microblink à vos systèmes existants et profiter d'un maximum d'avantages avec un minimum de tracas.

Un logiciel de numérisation de documents, est-ce que ça vaut le coup ?

Si votre entreprise traite un volume important de documents, un logiciel de numérisation peut changer la donne. Non seulement il allège la charge de travail de vos collaborateurs, mais il automatise également plusieurs processus, tels que l'intégration des clients, la vérification de leur identité, la saisie de données, etc. C'est pourquoi vous devez choisir une solution qui s'intègre parfaitement à vos flux de travail existants et qui améliore votre productivité. 

La vérification manuelle des documents mobilise-t-elle trop de ressources au sein de votre entreprise ? Contactez notre équipe commerciale et découvrez toute la puissance de BlinkID Verify.