Poli Check In et Microblink aident les professionnels espagnols du secteur de l'hôtellerie à gagner du temps et à respecter la réglementation

Client 

Poli Check In est un éditeur de logiciels espagnol agile qui s’attache à transformer la manière dont les petits établissements hôteliers indépendants gèrent l’enregistrement de leurs clients. Son produit phare est une application « mobile first » utilisée par les hôtels, les chambres d’hôtes, les logements Airbnb et les campings pour rationaliser la vérification de l’identité et l’enregistrement des clients. Conçue dans un souci de simplicité et d’accessibilité, Poli Check In s’adresse à la « longue traîne » du marché de l’hébergement — ces établissements qui, bien qu’ils ne disposent souvent ni de personnel d’accueil à temps plein ni de systèmes informatiques sur mesure, sont soumis aux mêmes exigences de conformité que les grandes chaînes hôtelières. Son objectif est simple : simplifier et alléger les formalités administratives d’un processus légalement obligatoire mais obsolète.

Défi

En 2021, l'Espagne a adopté une nouvelle loi, l'arrêté INT/321/2021, qui impose à tous les prestataires d'hébergement de collecter par voie numérique les données d'identité de leurs clients et de les transmettre aux autorités nationales et locales chargées de l'application de la loi. Cela implique notamment de numériser les pièces d'identité, de saisir les données personnelles, de recueillir les signatures et de transmettre ces informations dans un format imposé par l'État.

Alors que les grands hôtels disposent de systèmes et de personnel pour gérer cela, les petits prestataires ont toujours géré ce processus manuellement. Cela impliquait souvent de demander à chaque client de noter ses coordonnées à la main, de signer un formulaire papier, puis d’exiger de l’hébergeur qu’il saisisse toutes ces informations dans un système policier en ligne, parfois plusieurs heures plus tard. Il en résultait une perte de temps, des erreurs de saisie et un risque constant de non-conformité aux réglementations nationales. Pour les exploitants indépendants qui n’accueillent parfois que quelques clients par semaine, cette charge était disproportionnée. Ce dont ils avaient besoin, c’était d’une solution moderne, native pour mobile, leur permettant de gérer ce processus sans avoir à faire appel à des consultants informatiques ni à investir dans des outils coûteux.

Solution

Poli Check In a intégré le SDK de numérisation et d’extraction de cartes d’identité Microblink dans son application mobile afin d’automatiser les étapes les plus chronophages du processus d’enregistrement. Les clients peuvent désormais scanner leurs pièces d’identité officielles en quelques secondes à l’aide de l’appareil photo de leur téléphone portable. Les données sont automatiquement extraites et mises en forme, ce qui réduit considérablement le risque d’erreur humaine. Une fois le scan effectué, les clients peuvent finaliser la procédure d’enregistrement en apposant une signature numérique, soit avant leur arrivée, soit directement sur place.

Pour les professionnels de l'hôtellerie, c'est une véritable révolution. Cela élimine les formalités administratives, évite la saisie manuelle des données et garantit que toutes les informations requises sont collectées avec précision et transmises aux autorités dans un format conforme. Et comme Poli Check In fonctionne entièrement sur mobile, il s'adapte aussi bien à un hôtel-boutique du centre-ville qu'à un gîte de montagne isolé sans réception.

La technologie Microblink présente notamment les avantages suivants : 

• Facilité de mise en œuvre – Quelques lignes de code suffisent pour se lancer
  
• Conception axée sur le mobile – Une solution
  parfaitement adaptée à leur application pour smartphone
• Flexibilité de l'interface utilisateur – A contribué à offrir une expérience fluide tant aux voyageurs qu'aux hôtes
  
• Un SDK adapté aux développeurs : intégration rapide, assistance de qualité, effort minimal

Résultats

Depuis l'adoption de la technologie Microblink, Poli Check In a constaté des améliorations tangibles tant au niveau de l'expérience client que de l'efficacité opérationnelle. Les formalités d’enregistrement, qui nécessitaient auparavant plusieurs minutes de saisie manuelle, peuvent désormais être effectuées en quelques secondes. Les établissements hôteliers n’ont plus à s’inquiéter des erreurs de saisie ni des retards dans la transmission des données à la police, et les clients apprécient la rapidité et la commodité d’une expérience axée sur le numérique.

Cette amélioration du flux a stimulé la croissance organique de Poli Check In. Sans aucune campagne marketing d’envergure, l’application a su séduire les hôteliers ruraux et les propriétaires de locations saisonnières dans toute l’Espagne. Bon nombre de ces entreprises s’appuient encore sur des formulaires envoyés par e-mail ou sur des processus d’enregistrement purement manuels, et Poli Check In leur offre une passerelle indispensable vers la numérisation, avec très peu de frais généraux. Pour en savoir plus sur la manière dont Microblink peut vous aider à rationaliser les procédures d’enregistrement et à améliorer la satisfaction client dans le secteur du voyage et de l’hôtellerie, contactez-nous dès aujourd’hui.